Руководству по работе с новым сервисом «Заказ справок»

Цель – сократить посещение студентами деканата, облегчить работу сотрудников деканатов при подготовке справок для учащихся.

1. Все заявки отображаются в системе после того, как студент подаст ее через личный кабинет на сайте (рис. 1)

Рис.1 Заказ документов через личный кабинет студента

Здесь студенты выбирают тип документа для заказа, вводят контактный email и номер телефона, а также могут поставить метку «Уведомить меня по почте о готовности».

2. Для входа в окно Заказанные документы необходимо выбрать на панели меню пункты: «Прочее» – «Заказы на документы». Также данное окно открывается автоматически при первом открытии программы Cassiopeia-студент (рис. 2).

Рис.2. Окно Заказанные документы

Заявки каждого факультета находятся на разных вкладках, расположенных над таблицей.

У заказа имеется три состояния, отображающихся в системе (рис. 3):

· Заказанные документы – новые заявки;

· Распечатанные документы – документы, которые распечатаны и переданы на подпись;

· Подготовленные к выдаче документы – полностью готовый документ, который уже может быть выдан студенту.

Рис. 3. Состояния документов

Структуру таблицы можно менять с помощью переключателей над таблицей:

· по типу документа (рис.3);

· по группе студента (рис. 4);

Рис. 4. Структура таблицы – по группе студента

Кнопка раскрывает иерархию таблицы, а кнопка ее скрывает.

С помощью фильтров можно отсортировать студентов по ФИО, группе, по типу заказываемого документа и установить промежуток времени, в котором была подана заявка.

Значком отображаются документы, которые нельзя напечатать. Таким документом является «Создание почтового адреса на домене tim-stud». Обработку этого типа заказов делает УИТ.

Значком отображаются печатаемые документы.

Для выбора студента необходимо установить флаг напротив его фамилии. После этого под таблицей появиться информация с датой подачи документа и просьбе об уведомлении, о готовности документа.

Для печати необходимо выбрать студента и нажать кнопку . После этого автоматически откроется карточка студента и параметры документа для печати (рис. 5).

Рис. 5. Параметры печати документа

После печати справки или создания почтового адреса необходимо изменить статус заявки с помощью кнопки . Заявка может иметь 5 статусов (рис. 6):

§ Подана заявка на подготовку документа;

§ Документ распечатан, т.е. взят в обработку;

§ Документ оформлен и готов к выдаче;

§ Документ выдан заявителю;

§ Документ аннулирован.

Рис. 6. Статусы заявки

Изменение статуса также изменяет состояние заявки. Если документ был распечатан, подписан и готов к выдаче, необходимо изменить статус заявки с «Документ распечатан» на «Документ оформлен и готов к выдаче», тогда заявка изменит свой статус на «Подготовленные к выдаче документы». Также статус можно изменять и в обратном направлении. Если по каким-либо причинам справку нужно перепечатать, то необходимо также изменить статус заявки на «Поданная заявка на подготовку документа».