Автоматизированная информационная система

управления контингентом учащихся «CASUS-Студент»

 

Руководство пользователя

 

 

 


ОГЛАВЛЕНИЕ

1.   Общие сведения. 6

2.   Структура АИС "CASUS-Студент". 7

3.   Описание основных разделов. 8

3.1.   Раздел меню «Студенты». 8

3.1.1.    Выбор студентов по группе. 8

3.1.2.    Выбор студентов по ФИО.. 10

3.1.3.    Выбор студентов по идентификатору. 11

3.1.4.    Новый учащийся. 12

3.1.5.    Работа с личной карточкой учащегося. 12

3.1.6.    Операции с выбранным списком учащихся. 24

3.2.   Раздел «Приказы». 26

3.2.1.    Технология работы с приказами. 26

3.2.1.1. Подготовка приказа. 26

3.2.1.2. Формирование составного приказа. 27

3.2.1.3  Подготовка индивидуального приказа. 28

3.2.1.4. Основные параметры.. 31

3.2.1.5. Примеры создания приказов. 34

3.2.1.6. Мастер быстрого составления приказа на зачисление абитуриента. 41

3.2.1.7. Управление проектами приказов. 46

3.2.2.    Редактор типов приказов. 54

3.2.2.1. Общие сведения. 54

3.2.2.2. Созданные типы приказов. 55

3.2.2.3. Порядок создания новых типов приказов. 58

3.2.3.    Правила создания Шаблонов. 61

3.3.   Раздел меню "Отчеты". 71

3.3.1.    Построение списков. 71

3.3.2.    Численность учащихся. 74

3.3.3.    Движение учащихся. 74

3.3.4.    Заполненность групп. 76

3.3.5.    Списки иногородних. 76

3.3.6.    Воинский учет. 77

3.3.7.    Отчеты по успеваемости учащихся. 77

3.3.8.    Прецедентные выборки. 80

3.3.9.    Отчеты для внешних организаций. 83

3.4.   Раздел меню "Учебные планы". 83

3.4.1.    Редактор учебных планов. 83

3.4.2.    Создание нового учебного плана / рабочего учебного плана. 99

3.4.3.    График учебного процесса. 101

3.4.4.    Редактор графика дисциплин. 105

3.4.5.    Продление сессий для рабочего учебного плана. 110

3.4.6.    Протоколы ГАК.. 114

3.4.7.    Просмотр графика рабочего учебного плана. 114

3.5.   Раздел меню "Анализ данных". 115

3.6.   Раздел меню "Сервис". 119

3.7.   Раздел меню "Прочие". 120

3.7.1.    Справочники по волонтерской деятельности. 120

3.7.2.    Редактор мероприятия волонтеров. 122

3.7.3.    Рейтинг волонтеров. 127

4.   Описание типовых ситуаций. 129

4.1.   Просмотр данных по учащемуся. 129

4.2.   Добавление нового учащегося. 129

4.3.   Печать документов. 133

4.3.1.    Карточка учащегося. 134

4.3.2.    Справка об обучении. 135

4.3.3.    Выписка из приказа о зачислении для регистрации. 135

4.3.4.    Карточка воинского учета. 136

4.3.5.    Представление на отчисление. 136

4.3.6.    Информация обо всех оценках. 137

4.3.7.    Информация об итоговых оценках. 138

4.3.8.    Учебная карточка студента. 138

4.4.   Печать ведомостей. 138

4.5.   Печать журналов. 139

4.6.   Печать данных диплома. 139

4.6.1.    Подготовка данных. 139

4.6.2.    Печать документа. 143

4.7.   Ввод оценок. 144

4.7.1.    Ввод по ведомости. 144

4.7.2.    Просмотр оценок. 149

4.7.3.    Перезачет оценок. 149

4.8.   Экзаменационные листы.. 152

4.8.1.    Выдача экзаменационных листов. 152

4.8.2.    Повторная печать экзаменационного листа. 155

4.8.3.    Ввод оценки по экзаменационному листу. 155

4.8.4.    Погашение экзаменационного листа без оценки. 156

5.   Планирование кафедральной нагрузки. 158

5.1.   Основные понятия и логика технологии планирования. 158

5.2.   Формирование потоков. 160

5.3.   Распределение потоков. 165

5.4.   Планирование индивидуальной нагрузки преподавателя. 169

5.5.   Нагрузка по кафедре. 176

6.   Раздел меню «Стикеры». 182

6.1.   Создание и добавление. 182

6.2.   Управление стикерами. 183

7.   Сервис. 186

7.1.   Лог. 186

7.2    Редактор сотрудников. 191

7.2.1     Общие сведения. 191

7.2.2     Выбор подразделения. 191

7.2.3     Редактор личных данных сотрудника. 195

7.2.4     Редактор должностей. 197

7.2.5     Редактор данных сотрудника. 199

7.3.   Экспорт данных для социальной карты москвича. 204

7.4.   Центр уведомлений. 208

8    Администраторские функции. 212

8.1. Актуализация данных по сотрудникам. 212

 


1.  Общие сведения

Автоматизированная информационная система (АИС) «CASUS-Студент» предназначена для управления контингентом студентов.

На каждом уровне управления (кафедра, деканат, учебно-методическое управление и др.) пользователю доступны определенные его профилем функции.

 


2.  Структура АИС "CASUS-Студент"

В состав АИС «CASUS-Студент» входят несколько функциональных разделов.

Раздел «Студенты» - обеспечивает работу с базой данных учащихся: ввод, редактирование, организацию поиска данных. Также в данном режиме можно получить ряд выходных документов – ведомости, справки, журналы.

Раздел «Приказы» предназначен для подготовки, проведения приказов, а также работой с базой приказов.

Раздел «Отчеты» предоставляет возможности как получения стандартных отчетов, так и построения разнообразных списков по заданным пользователем критериям.

Раздел «Учебные планы» позволяет создавать, редактировать и просматривать рабочие учебные планы.

Раздел «Кафедральная нагрузка» позволяет управлять учебной нагрузкой и распределять её между преподавателями кафедры.

Раздел «Сервис» содержит сервисные возможности настройки справочников, управления регистрационными данными пользователя, импорта и экспорта данных.

 


3.  Описание основных разделов

3.1.             Раздел меню «Студенты»

Данный раздел АИС предоставляет доступ к формированию, просмотру и редактированию базы данных студентов. Для наиболее эффективной организации работы пользователь может выбрать из нескольких вариантов доступа к данным:

·       по группе;

·       по ФИО;

·       по идентификатору.

3.1.1.               Выбор студентов по группе

В этом режиме данные организованы на основе координат обучения (форма обучения, факультет, курс). Пользователь может настроить представление данных, сообразуясь со своими задачами. Выбранная им структура данных будет сохранена на данной машине для данного пользователя.

Для настройки представления данных нажмите кнопку кнопка структура в левой верхней части окна просмотра. Выберите необходимые признаки и порядок их группировки в дереве данных.

Если структура данных выбрана, как на рис. 3.1, то экран просмотра может выглядеть так, как на рис. 3.2.

Рис. 3.1. Окно редактора структуры выбора объекта

Рис. 3.2. Экранная форма поиска студентов по группе

В левой части экрана отображено дерево данных, построенное по выбранным признакам, в правой части – список данных, соответствующих текущему уровню.

Кнопка метки1 позволяет настроить отображение групп, которые, согласно учебному плану, уже закончили обучение.

Вид списка данных также можно настроить, используя кнопку колонки. Пользователь может выбрать, какие колонки, помимо обязательных данных, следует отображать (см. рис. 3.3). Кнопка доступна на уровне списка учащихся.

колонки студ по гр

Рис. 3.3. Управление отображением колонок в списке группы

Используя кнопку список, пользователь может создать стикер для быстрого доступа к данным (см. Раздел меню «Стикеры»).

3.1.2.               Выбор студентов по ФИО

При необходимости найти конкретного студента, можно использовать режим выбора студента по фамилии, имени, отчеству (рис. 3.4). Данные для формирования поискового запроса вводятся через пробел. Регистр букв (заглавные или строчные) не имеет значения для поиска.

Если необходимо произвести поиск только по имени, следует ввести лидирующий пробел, только по отчеству – два лидирующих пробела. Под полем ввода отображается подсказка, по каким условиям будет сформирован запрос. Фильтрация поиска также производится по первым символам каждой части фамилии-имени-отчества (рис. 3.5).

Можно включить в результаты запроса студентов, окончивших обучение, а также студентов, сменивших фамилии, отметив на экране необходимые опции.

Рис. 3.4. Экранная форма поиска студента по ФИО

поиск по фио

Рис. 3.5. Фильтрация поиска

Построенный список студентов можно сортировать по любому полю, щелкнув на заголовке поля.

Двойной щелчок на выбранной строке из списка студентов или нажатие кнопки Студент приводит к открытию карточки данных студента (см. Работа с личной карточкой учащегося)

3.1.3.               Выбор студентов по идентификатору

Иногда при поиске студента удобно использовать его идентификатор (ИД) – это обеспечивает максимально быстрый поиск по базе данных (рис. 3.6).

Поиск возможен как по личному идентификационному коду физического лица (поле ЛИК в личных данных), так и по идентификатору студента (поле ИД студента в личных данных).

Рис. 3.6. Окно поиска студента по идентификационным номерам

ЛИК – личный идентификационный код – уникальный для физического лица. ИД студента – у одного физического лица может быть несколько, при обучении по нескольким образовательным программам.

3.1.4.               Новый учащийся

Если данные студента отсутствуют в базе данных – это может быть при приеме студента через приемную комиссию позже основного потока отдельным потоком или переводе студента из другого вуза – необходимо завести данные нового студента. Воспользуйтесь режимом Новый студент меню Студенты.

При этом будет проведена проверка, нет ли в базе данных информации по данному человеку. Для первичной идентификации студента используются данные: фамилия, имя, отчество и дата рождения. В случае, если в базе данных уже есть физическое лицо с такими реквизитами, пользователю будет предложено сделать выбор – новый ли это человек, или же он действительно ранее обучался в университете

Подробнее описание работы с новым студентом см. Добавление нового учащегося.

3.1.5.               Работа с личной карточкой учащегося

При работе со сведениями, связанными с отдельным студентом, используется Карточка студента.

Выйти на карточку студента можно различными способами – из любого режима выбора (по группе, по ФИО, по идентификатору) двойным щелчком мыши на фамилию студента в списке или выборе фамилии в списке и нажатии кнопки Карточка студента или Студент (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Карточка студента

Данные в карточке студента разбиты на семь разделов по содержанию:

·       личные данные;

·       студент (координаты обучения);

·       родители;

·       льготы;

·       работа;

·       приказы;

·       оценки.

Переключение между разделами осуществляется кнопками с соответствующими пиктограммами.

Раздел Личные данные содержит основные реквизиты физического лица. Информация, в свою очередь, размещена на нескольких вкладках:

Ø основные данные – дата и место рождения, пол, данные паспорта и некоторые другие;

Ø образование – сведения о предыдущем месте обучения;

Ø адрес – сведения об адресе и телефоне;

Ø воинский учет – сведения, существенные для воинского учета;

Ø склонение ФИО – возможность задать верное склонение фамилии, имени, отчества для корректного отображения в приказах и справках.

Раздел Студент содержит все сведения, определяющие координаты обучения студента. Также имеет несколько вкладок:

Ø координаты обучения – форма обучения, факультет, направление подготовки или специальность, группа и т.д.;

Ø информацию по студенту – содержит сведения о зачислении студента, основе обучения (бюджетная, контрактная, целевая) и т.п.;

Ø предыдущие координаты – в случае, если по студенту изменялись координаты обучения, отражаются предыдущие данные;

Ø выпуск – сведения о защите выпускной квалификационной работы.

Раздел Родители содержит сведения о родителях студента (ФИО, адрес, профессия, место работы)

Раздел Льготы включает сведения о льготных категориях студентов (сирота, инвалид, чернобылец и др.) (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Вид экрана льгот

Для того, чтобы добавить льготу, нажмите кнопку  на панели инструментов рабочего окна или кнопку  в правой части окна льгот. В появившемся диалоговом окне (рис. 3.9) укажите вид льготы и период действия льготы. Справочно будет указано, проживает ли студент в общежитии.

Рис. 3.9. Окно добавления льготы

 

Вид льготы указывается путем выбора из списка (рис 3.10). Для быстрого поиска нужного наименования можно воспользоваться фильтром – введите в поле Фильтр название льготы полностью или частично, будет осуществлен поиск введенного контекста.

Рис. 3.10. Окно выбора льготы

Введенная льгота появится в списке льгот в левой части экрана льгот. Если срок действия льготы меньше текущей даты, льгота будет указана в списке Закончившиеся льготы. Если льгота действует на текущую дату, то в списке Текущие льготы.

Чтобы изменить ранее введенную льготу, нажмите  или кнопку  на панели инструментов рабочего окна, для подтверждения изменений –  или , для отмены изменений –  или .

Для того чтобы убрать ошибочно введенную льготу, нажмите  или кнопку  на панели инструментов рабочего окна. Для обновления данных, следует нажать на кнопку .

 

Раздел Работа содержит сведения о реквизитах работы, если студент работает.

Для того чтобы добавить информацию о работе, нажмите кнопку  на панели инструментов рабочего окна или кнопку  в нижней части экрана (рис. 3.11), появится новое окно ввода данных (рис. 3.12).

 

Рис. 3.11. Вид экрана Работа

 

Рис. 3.12. Окно ввода информации о работе

Выбор профессии осуществляется выбором из списка (рис. 3.13), можно использовать фильтр.

Рис. 3.13. Окно выбора профессии

Редактирование записей о работе осуществляется кнопкой  или кнопку  на панели инструментов рабочего окна, для подтверждения изменений –  или , для отмены изменений –  или .

Для того чтобы убрать лишнюю запись, нажмите  или кнопку  на панели инструментов рабочего окна.

Раздел Приказы карточки студента, в отличие от режима Приказы основного меню, предназначен для работы с приказами только по данному студенту. Раздел содержит вкладки:

Ø    приказы – список проведенных приказов;

Ø    проекты приказов – список подготовленных, но не проведенных приказов

Ø    На вкладке Приказы мы видим все вступившие в действие приказы, в которые включен выбранный студент. Пример показан на рис. 3.14

Рис. 3.14. Пример экрана приказов в карточке студентов

В правой части экрана можно увидеть содержание выбранного из списка приказа в той части, которая касается выбранного студента.

По кнопке  можно перейти к общему приказу, элементом которого является действие по данному студенту. При этом открывается окно Просмотр приказов. Подробнее о работе с приказами см. Просмотр приказов

Кнопка   открывает окно информации о приказе, а именно перечень данных – параметры приказа и его историю.

Вкладка Проекты приказов содержит проекты действий с данным студентом, которые впоследствии должны быть включены в общие приказы и подписаны. Пример показан на рис. 3.15

Рис. 3.15. Пример экрана проекта приказа в карточке студентов

Подробнее создание проектов приказов разных типов см. Создание индивидуальных приказов.

Рубрика Оценки содержит две вкладки:

1.     Оценки – здесь содержатся сведения обо всех оценках в разрезе модулей, дисциплин, видов контроля. Вид окна просмотра можно настраивать;

2.     Экзаменационные листы – на данной вкладке можно видеть все экзаменационные листы (допуски), выданные студенту.

На вкладке Оценки (рис. 3.19) можно видеть все предметы согласно рабочему учебному плану, за которым закреплен студент.

Рис. 3.19. Режим Оценки Карточки студента

Данные организованы по модулям (семестрам), можно выбрать отдельный модуль или отобразить дисциплины всех модулей одновременно.

Также можно сгруппировать данные по видам контроля (зачет, экзамен, контрольная неделя и пр.). Для настройки вида экрана используйте кнопку  и в появившемся диалоговом окне (рис. 3.20) выберите желаемую структуру данных.

Рис. 3.20. Настройка экрана просмотра оценок Карточки студента

Для быстрого поиска дисциплины можно использовать возможности фильтрации данных:

По дисциплине – введите название дисциплины или его часть в поле контекстного поиска Название дисциплины. Если Вы не уверены, в каком модуле читалась дисциплины, выберите режим Все модули.

По виду контроля – выберите один или более типов контроля (экзамен, зачет, дифференцированный зачет, курсовой проект, курсовая работа, контрольная неделя) – в списке останутся только дисциплины с соответствующими видами контроля.

При выборе контроля (рис. 3.21) можно провести следующие операции:

1.     Кнопка  инвертирует выбор контроля (там, где был флажок, он снимается, где его не было – появится);

2.     Кнопка  снимает все выделения.

Рис. 3.21. Выбор вида контроля

По наличию оценок – легко можно отфильтровать положительные, либо отрицательные оценки, дисциплины, по которым оценки не получены.

Для быстрой очистки всех полей фильтра нажмите кнопку .

При двойном нажатии на любую строку дисциплин пользователь сможет просмотреть данные оценки выбранной дисциплины: контроль, активные и неактивные оценки (рис. 3.22).

Рис. 3.22. Окно данных оценки

На вкладке Экз. листы раздела Оценки содержатся все допуски (экзаменационные листы), выданные студенту. Действия (ввод оценки, погашение экзаменационного листа без оценки или повторная печать экзаменационного листа) возможны только с активными экзаменационными листами. Подробнее работу с оценками и экзаменационными листами см. Перезачет оценок, Экзаменационные листы.

Для редактирования данных карточки студента нажмите кнопку  на панели инструментов окна карточки. Доступные к редактированию поля выделены на форме белым цветом (поля прямого редактирования) или цветом экранной формы (выбор данных из списка). При внесении изменений в какое-либо поле данных около пиктограммы соответствующего раздела появляется специальный значок с восклицательным знаком (рис. 3.23).

Рис. 3.23. Информирование о начале внесения изменений

Вы можете редактировать данные нескольких разделов в одном режиме редактирования. Для сохранения произведенных изменений нажмите кнопку , при отказе – кнопку .

Следует отметить, что целый ряд реквизитов студента не может быть изменен прямым редактированием. Изменение таких сведений, как фамилия, имя, отчество, проживание в общежитии, координаты обучения производятся только с помощью соответствующих приказов.

3.1.6.               Операции с выбранным списком учащихся

Режим Выбор студента по группе позволяет осуществлять ряд операций с отдельным студентом из списка или со всей группой, в зависимости от характера операций.

В окне режима Выбор студента по группе пользователь может работать со следующими группами данных (кнопки в правой части экрана):

1. Личные данные – доступ к личной карточке студента. Выберите студента в списке и нажмите кнопку Карточка студента. Вы можете просмотреть данные и внести необходимые изменения согласно своему доступу.

2. Оценки – режим предназначен для ввода оценок по ведомости и их просмотр. Подробное описание см. Ввод оценок.

3. Печать справок. В данном режиме можно распечатать следующие документы для выбранного в списке человека:

·       карточка – бумажная версия карточки студента;

·       справка об обучении;

·       выписка из приказа о предоставлении места в общежитии; ходатайство о регистрации студента.

Подробнее о печати справок см. п. 4.3. Печать документов.

4. Печать ведомостей. Все ведомости печатаются для группы, отображенной на экране просмотра. Виды ведомостей:

·       экзаменационная;

·       экзаменационная для курсовых;

·       зачетная;

·       для дифференцированного зачета;

·       оценки текущей работы (контрольной недели);

·       регистрации контрольных (курсовых) работ;

·       идентификационная.

Подробнее о печати ведомостей см. п. 4.3 Печать документов.

5. Печать журналов. Журналы печатаются для группы, отображенной на экране просмотра. Виды журналов:

·       для преподавателя;

·       для старосты.

Подробнее о печати ведомостей см. п. 4.3 Печать документов.

6. Данные диплома. Подготовка данных для печати диплома.

7. Формирование приказов (см. Создание групповых приказов):

·        приказы на окончание обучения;

·        приказы на назначение специализации.

8. Прочее:

·        печать учётных записей.

3.2. Раздел «Приказы»

Все приказы, проводимые в Автоматизированной системе подразделяются на индивидуальные и групповые.

Индивидуальные относятся к одному учащемуся. Могут состоять из нескольких пунктов, например, 1) отчисление по уважительной причине, 2) выселение из общежития.

Групповые относятся к учебной группе целиком (ко всем учащимся группы) или к нескольким группам.

Подготовка приказов складывается из 2-х этапов:

1.           Подготовка проекта приказа. Здесь определяется студент (учебная группа), по которому готовится приказ, тип приказа (какое действие он реализует – зачисление, отчисление, предоставление академического отпуска и т.п.), устанавливаются параметры приказа (дата начала действия, причины и т.п.). Этот этап реализуется специалистами деканатов.

2.                Проведение приказа. Здесь проекту приказа, подготовленному на 1-м этапе, назначается номер, дата подписания и лицо, подписавшее приказ. Этап выполняется специалистами учебно-методического управления.

3.2.1.               Технология работы с приказами

3.2.1.1.       Подготовка приказа

1. Специалист деканата готовит проект приказа через АИС "CASUS-СТУДЕНТ-2"

2. Специалист деканата передает специалисту УМУ информацию о готовности проекта приказа для проверки правильности оформления.

3. Специалист УМУ проверяет проект приказа. При необходимости возвращает проект приказа на доработку специалисту деканата.

4. Специалист деканата распечатывает текст проекта. Подписывает лист согласования. Передает согласованный текст специалисту УМУ.

5. Специалист УМУ выпускает приказ:

·              присваивает номер приказу, подписывает у руководителя (ректора или проректора).

·              в АИС "CASUS-СТУДЕНТ-2" проекту приказа устанавливает дату подписания, номер, лицо, подписавшее приказ;

·              передает копию подписанного приказа специалисту деканата.

3.2.1.2.       Формирование составного приказа

Под составным приказом здесь понимается приказ, в тексте которого присутствует двое или несколько учащихся.

1. Специалист деканата готовит проекты приказа через АИС "CASUS-СТУДЕНТ-2" по каждому студенту.

2. Специалист деканата передает специалисту УМУ информацию о готовности проектов составного приказа для проверки правильности оформления.

3. Специалист УМУ проверяет проект приказа. При необходимости возвращает проект (проекты) приказа на доработку специалисту деканата.

4. Специалист деканата распечатывает тексты проекта. Лист согласования распечатывается в одном экземпляре. Подписывает лист согласования. Передает согласованные тексты специалисту УМУ.

5. Специалист УМУ выпускает приказ:

·              собирает из проектов один – составной проект приказа;

·              присваивает номер приказу, подписывает у руководителя (ректора или проректора).

·              в АИС "CASUS-СТУДЕНТ-2" составному проекту приказа устанавливает дату подписания, номер, лицо, подписавшее приказ;

·              передает копию подписанного приказа специалисту деканата.

 

 

 

3.2.1.3     Подготовка индивидуального приказа

Для составления индивидуального приказа необходимо произвести следующие шаги:

1.             Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента (рис. 3.2.1).

Рис. 3.2.1. Пример экрана приказов в карточке студентов

2.             Вызовите кнопкой  диалог создания нового приказа.

3.             Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4.             Выберите тип проекта приказа и нажмите кнопку .

Рис. 3.2.2. Форма построителя приказа

Форма построителя приказа делиться на две зоны (рис. 3.2.2):

·                 левая часть отвечает за ввод основных параметров, которые будут составлять текст приказа;

·                 правая часть отвечает за дополнительные параметры и пункты, которые можно добавить в приказ, а также для визуализации проекта приказа (см. п.3.2.4).

·                 сли приказ идет во изменении другого, то это указывается здесь же. Для этого необходимо ввести шифр изменяемого приказа и дату его подписания (рис. 3.2.3).

 

Рис. 3.2.3. Поле ввода параметров приказа

 

5.             Далее для составления нового проекта необходимо заполнить все параметры, которые отображены в левой части формы данного типа приказа.

6.             После заполнения всех параметров нажмите кнопку .

Вы можете посмотреть вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части формы (рис. 3.2.4).