Автоматизированная информационная система

управления контингентом учащихся «CASUS-Студент»

 

Руководство пользователя

 

 

 


ОГЛАВЛЕНИЕ

1.       Общие сведения. 7

2.       Структура АИС "CASUS-Студент" 8

3.       Описание основных разделов. 9

3.1.       Раздел меню «Студенты». 9

3.1.1.         Выбор студентов по группе. 9

3.1.2.         Выбор студентов по ФИО.. 11

3.1.3.         Выбор студентов по идентификатору. 12

3.1.4.         Новый учащийся. 13

3.1.5.         Работа с личной карточкой учащегося. 13

3.1.6.         Операции с выбранным списком учащихся. 26

3.2.       Технология работы с приказами. 28

3.2.1.         Подготовка приказа (общие сведения) 28

3.2.2.         Формирование составного приказа. 28

3.2.3.         Раздел меню "Приказы" 29

3.2.3.1.     Управление проектами приказов. 29

3.2.3.2.     Просмотр приказов. 37

3.2.3.3.     Зачисление и распределение по группам.. 39

3.2.3.4.     Автоматическое создание проектов приказов. 42

3.3.       Подготовка проектов приказов по видам.. 45

3.3.1.         Общие сведения. 45

3.3.1.1.     Создание индивидуальных приказов. 45

3.3.1.2.     Создание групповых приказов. 46

3.3.1.3.     Создание межгрупповых приказов. 50

3.3.1.4.     Заполнение листа согласования к приказу. 51

3.3.2.         Приказы по видам.. 53

3.3.2.1.     Изменение личных данных. 53

3.3.2.2.     Отчисление и восстановление. 57

3.3.2.2.1.     Временная приостановка обучения. 57

3.3.2.2.2.     Досрочное отчисление. 59

3.3.2.2.3.     Отчисление в связи с окончанием обучения. 60

3.3.2.2.4.     Восстановление в число студентов. 60

3.3.2.3.     Поселение в общежитие и выселение из общежития. 62

3.3.2.3.1.     Предоставление места в общежитии. 62

3.3.2.3.2.     Выбор общежития и комнаты для учащегося. 63

3.3.2.3.3.     Выселение из общежития. 63

3.3.2.4.     Зачисление. 64

3.3.2.4.1.     Зачисление в число студентов на бюджетной основе обучения. 64

3.3.2.4.2.     Зачисление в число студентов на договорной основе обучения. 67

3.3.2.4.3.     Зачисление в число студентов на бюджетной основе обучения переводом из другого вуза  67

3.3.2.4.4.     Зачисление в число студентов на договорной основе обучения переводом из другого вуза  70

3.3.2.5.     Назначение специализации / профиля / магистерской программы.. 70

3.3.2.6.     Перевод. 72

3.3.2.6.1.     Перевод на бюджетную основу обучения. 72

3.3.2.6.2.     Перевод на договорную основу обучения. 75

3.3.2.6.3.     Перевод в другую группу в рамках специальности (направления подготовки) 75

3.3.2.6.4.     Перевод на другой курс. 77

3.3.2.6.5.     Перевод на следующий курс. 78

3.3.2.6.6.     Перевод на другие форму обучения / факультет / специальность (направление подготовки) 78

3.3.2.6.7.     Перевод на повторное обучение. 81

3.3.2.6.8.     Перевод на повторное обучение после начала учебного года. 84

3.3.2.7.     Допуск к государственному экзамену. 84

3.3.2.8.     Отпуска. 84

3.3.2.8.1.     Предоставление академического отпуска. 84

3.3.2.8.2.     Продление академического отпуска. 86

3.3.2.8.3.     Отчисление из академического отпуска. 86

3.3.2.8.4.     Предоставление отпуска по уходу за ребенком.. 88

3.3.2.8.5.     Предоставление отпуска со свободным посещением занятий. 88

3.3.2.9.     Продление сессии. 89

3.4.       Раздел меню "Отчеты" 92

3.4.1.         Построение списков. 92

3.4.2.         Численность учащихся. 95

3.4.3.         Движение учащихся. 95

3.4.4.         Заполненность групп. 97

3.4.5.         Списки иногородних. 97

3.4.6.         Воинский учет. 98

3.4.7.         Отчеты по успеваемости учащихся. 98

3.4.8.         Прецедентные выборки. 101

3.4.9.         Отчеты для внешних организаций. 104

3.5.       Раздел меню "Учебные планы" 104

3.5.1.         Редактор учебных планов. 104

3.5.2.         Создание нового учебного плана / рабочего учебного плана. 120

3.5.3.         График учебного процесса. 122

3.5.4.         Редактор графика дисциплин. 126

3.5.5.         Продление сессий для рабочего учебного плана. 131

3.5.6.         Протоколы ГАК. 135

3.5.7.         Просмотр графика рабочего учебного плана. 135

3.6.       Раздел меню "Анализ данных" 136

3.7.       Раздел меню "Сервис" 140

4.       Описание типовых ситуаций. 142

4.1.       Просмотр данных по учащемуся. 142

4.2.       Добавление нового учащегося. 142

4.3.       Печать документов. 146

4.3.1.         Карточка учащегося. 147

4.3.2.         Справка об обучении. 148

4.3.3.         Выписка из приказа о зачислении для регистрации. 148

4.3.4.         Карточка воинского учета. 149

4.3.5.         Представление на отчисление. 149

4.3.6.         Информация обо всех оценках. 150

4.3.7.         Информация об итоговых оценках. 151

4.3.8.         Учебная карточка студента. 151

4.4.       Печать ведомостей. 151

4.5.       Печать журналов. 152

4.6.       Печать данных диплома. 152

4.6.1.         Подготовка данных. 152

4.6.2.         Печать документа. 156

4.7.       Ввод оценок. 157

4.7.1.         Ввод по ведомости. 157

4.7.2.         Просмотр оценок. 162

4.7.3.         Перезачет оценок. 162

4.8.       Экзаменационные листы.. 165

4.8.1.         Выдача экзаменационных листов. 165

4.8.2.         Повторная печать экзаменационного листа. 168

4.8.3.         Ввод оценки по экзаменационному листу. 168

4.8.4.         Погашение экзаменационного листа без оценки. 169

5.       Планирование кафедральной нагрузки. 171

5.1.       Основные понятия и логика технологии планирования. 171

5.2.       Формирование потоков. 173

5.3.       Распределение потоков. 178

5.4.       Планирование индивидуальной нагрузки преподавателя. 182

5.5.       Нагрузка по кафедре. 189

6.       Раздел меню «Стикеры». 195

6.1.       Создание и добавление. 195

6.2.       Управление стикерами. 196

7.       Сервис. 199

7.1.       Лог. 199

7.2        Редактор сотрудников. 204

7.2.1        Общие сведения. 204

7.2.2        Выбор подразделения. 204

7.2.3        Редактор личных данных сотрудника. 208

7.2.4        Редактор должностей. 210

7.2.5        Редактор данных сотрудника. 212

8        Администраторские функции. 217

8.2        Актуализация данных по сотрудникам.. 217

 


1.  Общие сведения

Автоматизированная информационная система (АИС) «CASUS-Студент» предназначена для управления контингентом студентов.

На каждом уровне управления (кафедра, деканат, учебно-методическое управление и др.) пользователю доступны определенные его профилем функции.


2.  Структура АИС "CASUS-Студент"

В состав АИС «CASUS-Студент» входят несколько функциональных разделов.

Раздел «Студенты» - обеспечивает работу с базой данных учащихся: ввод, редактирование, организацию поиска данных. Также в данном режиме можно получить ряд выходных документов – ведомости, справки, журналы.

Раздел «Приказы» предназначен для подготовки, проведения приказов, а также работой с базой приказов.

Раздел «Отчеты» предоставляет возможности как получения стандартных отчетов, так и построения разнообразных списков по заданным пользователем критериям.

Раздел «Учебные планы» позволяет создавать, редактировать и просматривать рабочие учебные планы.

Раздел «Кафедральная нагрузка» позволяет управлять учебной нагрузкой и распределять её между преподавателями кафедры.

Раздел «Сервис» содержит сервисные возможности настройки справочников, управления регистрационными данными пользователя, импорта и экспорта данных.

 


3.  Описание основных разделов

3.1.             Раздел меню «Студенты»

Данный раздел АИС предоставляет доступ к формированию, просмотру и редактированию базы данных студентов. Для наиболее эффективной организации работы пользователь может выбрать из нескольких вариантов доступа к данным:

·       по группе;

·       по ФИО;

·       по идентификатору.

3.1.1.               Выбор студентов по группе

В этом режиме данные организованы на основе координат обучения (форма обучения, факультет, курс). Пользователь может настроить представление данных, сообразуясь со своими задачами. Выбранная им структура данных будет сохранена на данной машине для данного пользователя.

Для настройки представления данных нажмите кнопку кнопка структура в левой верхней части окна просмотра. Выберите необходимые признаки и порядок их группировки в дереве данных.

Если структура данных выбрана, как на рис. 3.1, то экран просмотра может выглядеть так, как на рис. 3.2.

Рис. 3.1. Окно редактора структуры выбора объекта

Рис. 3.2. Экранная форма поиска студентов по группе

В левой части экрана отображено дерево данных, построенное по выбранным признакам, в правой части – список данных, соответствующих текущему уровню.

Кнопка метки1 позволяет настроить отображение групп, которые, согласно учебному плану, уже закончили обучение.

Вид списка данных также можно настроить, используя кнопку колонки. Пользователь может выбрать, какие колонки, помимо обязательных данных, следует отображать (см. рис. 3.3). Кнопка доступна на уровне списка учащихся.

колонки студ по гр

Рис. 3.3. Управление отображением колонок в списке группы

Используя кнопку список, пользователь может создать стикер для быстрого доступа к данным (см. Раздел меню «Стикеры»).

3.1.2.               Выбор студентов по ФИО

При необходимости найти конкретного студента, можно использовать режим выбора студента по фамилии, имени, отчеству (рис. 3.4). Данные для формирования поискового запроса вводятся через пробел. Регистр букв (заглавные или строчные) не имеет значения для поиска.

Если необходимо произвести поиск только по имени, следует ввести лидирующий пробел, только по отчеству – два лидирующих пробела. Под полем ввода отображается подсказка, по каким условиям будет сформирован запрос. Фильтрация поиска также производится по первым символам каждой части фамилии-имени-отчества (рис. 3.5).

Можно включить в результаты запроса студентов, окончивших обучение, а также студентов, сменивших фамилии, отметив на экране необходимые опции.

Рис. 3.4. Экранная форма поиска студента по ФИО

поиск по фио

Рис. 3.5. Фильтрация поиска

Построенный список студентов можно сортировать по любому полю, щелкнув на заголовке поля.

Двойной щелчок на выбранной строке из списка студентов или нажатие кнопки Студент приводит к открытию карточки данных студента (см. Работа с личной карточкой учащегося)

3.1.3.               Выбор студентов по идентификатору

Иногда при поиске студента удобно использовать его идентификатор (ИД) – это обеспечивает максимально быстрый поиск по базе данных (рис. 3.6).

Поиск возможен как по личному идентификационному коду физического лица (поле ЛИК в личных данных), так и по идентификатору студента (поле ИД студента в личных данных).

Рис. 3.6. Окно поиска студента по идентификационным номерам

ЛИК – личный идентификационный код – уникальный для физического лица. ИД студента – у одного физического лица может быть несколько, при обучении по нескольким образовательным программам.

3.1.4.               Новый учащийся

Если данные студента отсутствуют в базе данных – это может быть при приеме студента через приемную комиссию позже основного потока отдельным потоком или переводе студента из другого вуза – необходимо завести данные нового студента. Воспользуйтесь режимом Новый студент меню Студенты.

При этом будет проведена проверка, нет ли в базе данных информации по данному человеку. Для первичной идентификации студента используются данные: фамилия, имя, отчество и дата рождения. В случае, если в базе данных уже есть физическое лицо с такими реквизитами, пользователю будет предложено сделать выбор – новый ли это человек, или же он действительно ранее обучался в университете

Подробнее описание работы с новым студентом см. Добавление нового учащегося.

3.1.5.               Работа с личной карточкой учащегося

При работе со сведениями, связанными с отдельным студентом, используется Карточка студента.

Выйти на карточку студента можно различными способами – из любого режима выбора (по группе, по ФИО, по идентификатору) двойным щелчком мыши на фамилию студента в списке или выборе фамилии в списке и нажатии кнопки Карточка студента или Студент (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Карточка студента

Данные в карточке студента разбиты на семь разделов по содержанию:

·       личные данные;

·       студент (координаты обучения);

·       родители;

·       льготы;

·       работа;

·       приказы;

·       оценки.

Переключение между разделами осуществляется кнопками с соответствующими пиктограммами.

Раздел Личные данные содержит основные реквизиты физического лица. Информация, в свою очередь, размещена на нескольких вкладках:

Ø основные данные – дата и место рождения, пол, данные паспорта и некоторые другие;

Ø образование – сведения о предыдущем месте обучения;

Ø адрес – сведения об адресе и телефоне;

Ø воинский учет – сведения, существенные для воинского учета;

Ø склонение ФИО – возможность задать верное склонение фамилии, имени, отчества для корректного отображения в приказах и справках.

Раздел Студент содержит все сведения, определяющие координаты обучения студента. Также имеет несколько вкладок:

Ø координаты обучения – форма обучения, факультет, направление подготовки или специальность, группа и т.д.;

Ø информацию по студенту – содержит сведения о зачислении студента, основе обучения (бюджетная, контрактная, целевая) и т.п.;

Ø предыдущие координаты – в случае, если по студенту изменялись координаты обучения, отражаются предыдущие данные;

Ø выпуск – сведения о защите выпускной квалификационной работы.

Раздел Родители содержит сведения о родителях студента (ФИО, адрес, профессия, место работы)

Раздел Льготы включает сведения о льготных категориях студентов (сирота, инвалид, чернобылец и др.) (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Вид экрана льгот

Для того, чтобы добавить льготу, нажмите кнопку  на панели инструментов рабочего окна или кнопку  в правой части окна льгот. В появившемся диалоговом окне (рис. 3.9) укажите вид льготы и период действия льготы. Справочно будет указано, проживает ли студент в общежитии.

Рис. 3.9. Окно добавления льготы

 

Вид льготы указывается путем выбора из списка (рис 3.10). Для быстрого поиска нужного наименования можно воспользоваться фильтром – введите в поле Фильтр название льготы полностью или частично, будет осуществлен поиск введенного контекста.

Рис. 3.10. Окно выбора льготы

Введенная льгота появится в списке льгот в левой части экрана льгот. Если срок действия льготы меньше текущей даты, льгота будет указана в списке Закончившиеся льготы. Если льгота действует на текущую дату, то в списке Текущие льготы.

Чтобы изменить ранее введенную льготу, нажмите  или кнопку  на панели инструментов рабочего окна, для подтверждения изменений –  или , для отмены изменений –  или .

Для того чтобы убрать ошибочно введенную льготу, нажмите  или кнопку  на панели инструментов рабочего окна. Для обновления данных, следует нажать на кнопку .

 

Раздел Работа содержит сведения о реквизитах работы, если студент работает.

Для того чтобы добавить информацию о работе, нажмите кнопку  на панели инструментов рабочего окна или кнопку  в нижней части экрана (рис. 3.11), появится новое окно ввода данных (рис. 3.12).

 

Рис. 3.11. Вид экрана Работа

 

Рис. 3.12. Окно ввода информации о работе

Выбор профессии осуществляется выбором из списка (рис. 3.13), можно использовать фильтр.

Рис. 3.13. Окно выбора профессии

Редактирование записей о работе осуществляется кнопкой  или кнопку  на панели инструментов рабочего окна, для подтверждения изменений –  или , для отмены изменений –  или .

Для того чтобы убрать лишнюю запись, нажмите  или кнопку  на панели инструментов рабочего окна.

Раздел Приказы карточки студента, в отличие от режима Приказы основного меню, предназначен для работы с приказами только по данному студенту. Раздел содержит вкладки:

Ø приказы – список проведенных приказов;

Ø проекты приказов – список подготовленных, но не проведенных приказов

На вкладке Приказы мы видим все вступившие в действие приказы, в которые включен выбранный студент (рис. 3.14).

Рис. 3.14. Пример экрана приказов в карточке студентов

В правой части экрана можно увидеть содержание выбранного из списка приказа в той части, которая касается выбранного студента.

Кнопка  помечает проект приказа как важный.

Кнопка * - удаляет приказ.

По кнопке  можно перейти к общему приказу, элементом которого является действие по данному студенту. При этом открывается окно Просмотр приказов. Подробнее о работе с приказами см. Просмотр приказов.

Кнопка  на панели инструментов позволяет вывести приказ в MS Word. Появится новое окно (рис. 3.15), в котором следует указать лицо, подписывающее приказ:

Рис. 3.15. Выбор параметров формирования документа

Доступ к полям ввода данных зависит от вида документа, экспортируемого в Word. Подробнее – описание кнопки  – смотрите Печать документов.

Вкладка Проекты приказов содержит проекты действий с данным студентом, которые впоследствии должны быть включены в общие приказы и подписаны.

Для создания проекта приказа по студенту нажмите  на панели инструментов рабочего окна.

Введите дату начала действия приказа (рис. 3.16).

Рис. 3.16. Запрос даты начала действия приказа

Далее нужно выбрать тип приказа, т.е. определить действие, которое должно быть выполнено в результате исполнения данного приказа.

Выбор типа приказа осуществляется из списка возможных типов (рис. 3.17). Для удобства можно воспользоваться контекстным поиском (отфильтровываются записи, содержащие подстроку поиска) или фильтром по типу (рис. 3.18).

Рис. 3.17. Выбор типа приказа

Рис. 3.18. Фильтр по типу приказов

Приказом изменяются данные в полях темного цвета (не имеют прямого доступа к редактированию).

Подробнее создание проектов приказов разных типов см. Создание индивидуальных приказов.

Рубрика Оценки содержит две вкладки:

1.     Оценки – здесь содержатся сведения обо всех оценках в разрезе модулей, дисциплин, видов контроля. Вид окна просмотра можно настраивать;

2.     Экзаменационные листы – на данной вкладке можно видеть все экзаменационные листы (допуски), выданные студенту.

На вкладке Оценки (рис. 3.19) можно видеть все предметы согласно рабочему учебному плану, за которым закреплен студент.

Рис. 3.19. Режим Оценки Карточки студента

Данные организованы по модулям (семестрам), можно выбрать отдельный модуль или отобразить дисциплины всех модулей одновременно.

Также можно сгруппировать данные по видам контроля (зачет, экзамен, контрольная неделя и пр.). Для настройки вида экрана используйте кнопку  и в появившемся диалоговом окне (рис. 3.20) выберите желаемую структуру данных.

Рис. 3.20. Настройка экрана просмотра оценок Карточки студента

Для быстрого поиска дисциплины можно использовать возможности фильтрации данных:

По дисциплине – введите название дисциплины или его часть в поле контекстного поиска Название дисциплины. Если Вы не уверены, в каком модуле читалась дисциплины, выберите режим Все модули.

По виду контроля – выберите один или более типов контроля (экзамен, зачет, дифференцированный зачет, курсовой проект, курсовая работа, контрольная неделя) – в списке останутся только дисциплины с соответствующими видами контроля.

При выборе контроля (рис. 3.21) можно провести следующие операции:

1.     Кнопка  инвертирует выбор контроля (там, где был флажок, он снимается, где его не было – появится);

2.     Кнопка  снимает все выделения.

Рис. 3.21. Выбор вида контроля

По наличию оценок – легко можно отфильтровать положительные, либо отрицательные оценки, дисциплины, по которым оценки не получены.

Для быстрой очистки всех полей фильтра нажмите кнопку .

При двойном нажатии на любую строку дисциплин пользователь сможет просмотреть данные оценки выбранной дисциплины: контроль, активные и неактивные оценки (рис. 3.22).

Рис. 3.22. Окно данных оценки

На вкладке Экз. листы раздела Оценки содержатся все допуски (экзаменационные листы), выданные студенту. Действия (ввод оценки, погашение экзаменационного листа без оценки или повторная печать экзаменационного листа) возможны только с активными экзаменационными листами. Подробнее работу с оценками и экзаменационными листами см. Перезачет оценок, Экзаменационные листы.

Для редактирования данных карточки студента нажмите кнопку  на панели инструментов окна карточки. Доступные к редактированию поля выделены на форме белым цветом (поля прямого редактирования) или цветом экранной формы (выбор данных из списка). При внесении изменений в какое-либо поле данных около пиктограммы соответствующего раздела появляется специальный значок с восклицательным знаком (рис. 3.23).

Рис. 3.23. Информирование о начале внесения изменений

Вы можете редактировать данные нескольких разделов в одном режиме редактирования. Для сохранения произведенных изменений нажмите кнопку , при отказе – кнопку .

Следует отметить, что целый ряд реквизитов студента не может быть изменен прямым редактированием. Изменение таких сведений, как фамилия, имя, отчество, проживание в общежитии, координаты обучения производятся только с помощью соответствующих приказов.

3.1.6.               Операции с выбранным списком учащихся

Режим Выбор студента по группе позволяет осуществлять ряд операций с отдельным студентом из списка или со всей группой, в зависимости от характера операций.

В окне режима Выбор студента по группе пользователь может работать со следующими группами данных (кнопки в правой части экрана):

1. Личные данные – доступ к личной карточке студента. Выберите студента в списке и нажмите кнопку Карточка студента. Вы можете просмотреть данные и внести необходимые изменения согласно своему доступу.

2. Оценки – режим предназначен для ввода оценок по ведомости и их просмотр. Подробное описание см. Ввод оценок.

3. Печать справок. В данном режиме можно распечатать следующие документы для выбранного в списке человека:

·       карточка – бумажная версия карточки студента;

·       справка об обучении;

·       выписка из приказа о предоставлении места в общежитии; ходатайство о регистрации студента.

Подробнее о печати справок см. п. 4.3. Печать документов.

4. Печать ведомостей. Все ведомости печатаются для группы, отображенной на экране просмотра. Виды ведомостей:

·       экзаменационная;

·       экзаменационная для курсовых;

·       зачетная;

·       для дифференцированного зачета;

·       оценки текущей работы (контрольной недели);

·       регистрации контрольных (курсовых) работ;

·       идентификационная.

Подробнее о печати ведомостей см. п. 4.3 Печать документов.

5. Печать журналов. Журналы печатаются для группы, отображенной на экране просмотра. Виды журналов:

·       для преподавателя;

·       для старосты.

Подробнее о печати ведомостей см. п. 4.3 Печать документов.

6. Данные диплома. Подготовка данных для печати диплома.

7. Формирование приказов (см. Создание групповых приказов):

·        приказы на окончание обучения;

·        приказы на назначение специализации.

8. Прочее:

·        печать учётных записей.

3.2.            Технология работы с приказами

3.2.1.               Подготовка приказа (общие сведения)

1. Специалист деканата готовит проект приказа через АИС "CASUS-СТУДЕНТ-2"

2. Специалист деканата передает специалисту УМУ информацию о готовности проекта приказа для проверки правильности оформления.

3. Специалист УМУ проверяет проект приказа. При необходимости возвращает проект приказа на доработку специалисту деканата.

4. Специалист деканата распечатывает текст проекта. Подписывает лист согласования. Передает согласованный текст специалисту УМУ.

5. Специалист УМУ выпускает приказ:

·       присваивает номер приказу, подписывает у руководителя (ректора или проректора).

·       в АИС "CASUS-СТУДЕНТ-2" проекту приказа устанавливает дату подписания, номер, лицо, подписавшее приказ;

·       передает копию подписанного приказа специалисту деканата.

3.2.2.               Формирование составного приказа

Под составным приказом здесь понимается приказ, в тексте которого присутствует двое или несколько человек.

1. Специалист деканата готовит проекты приказа через АИС "CASUS-СТУДЕНТ-2" по каждому студенту.

2. Специалист деканата передает специалисту УМУ информацию о готовности проектов составного приказа для проверки правильности оформления.

3. Специалист УМУ проверяет проект приказа. При необходимости возвращает проект (проекты) приказа на доработку специалисту деканата.

4. Специалист деканата распечатывает тексты проекта. Лист согласования распечатывается в одном экземпляре. Подписывает лист согласования. Передает согласованные тексты специалисту УМУ.

5. Специалист УМУ выпускает приказ:

·       собирает из проектов один – составной проект приказа;

·       присваивает номер приказу, подписывает у руководителя (ректора или проректора).

·       в АИС "CASUS-СТУДЕНТ-2" составному проекту приказа устанавливает дату подписания, номер, лицо, подписавшее приказ;

·       передает копию подписанного приказа специалисту деканата.

3.2.3.               Раздел меню "Приказы"

3.2.3.1.     Управление проектами приказов

В данном разделе пользователю предоставлены операции по формированию приказов на основе проектов частных приказов, проведению приказов (назначение номера, даты приказа, указания лица, подписавшего приказ), удалению проектов приказов. Основная форма представлена на рис. 3.24.

Рис. 3.24. Экранная форма управления проектами приказов

В верхней части формы расположен перечень проектов частных приказов, предназначенных для группировки и включения в общий приказ. В нижней – для дальнейшего утверждения и подписания. Справа на экранной форме отображается текст приказа. Есть две панели инструментов – верхняя и нижняя для управления каждой частью формы соответственно.

Интервал времени, в который было произведено составление проектов приказов, пользователь может установить фиксированный (неделя, 2 недели, месяц и т.п.), а также выбрать пункт «Приказы, подписанные в интервале» (рис. 3.25), тогда он должен указать начальную и конечную дату интервала.

Рис. 3.25. Определение интервала составления проектов приказов

Для настройки представления данных служит кнопка  в левой верхней части окна просмотра (рис. 3.26).

Рис. 3.26. Окно редактора структуры представления данных

Для управления проектами приказов служат следующие кнопки на панели инструментов:

1.     Кнопка  на верхней панели инструментов вызывает окно фильтра отображения проектов приказов по форме обучения и факультету (рис. 3.27); на нижней панели – по дате (рис. 3.28). Для просмотра отмененных проектов приказов нужно установить флажок возле строки фильтра «Отображать отмененные проекты приказов» (рис. 3.27);

Рис. 3.27. Окно фильтра отображения приказов на введение

Рис. 3.28. Окно фильтра отображения приказов на подписание

для верхней части экранной формы поиск по списку проектов можно осуществлять с помощью фильтров по типу приказа или по ФИО студента (рис. 3.29). Если поставить флажок «Показывать только помеченные», в окне будут показаны только проекты приказа с отметкой «Важно» ;

Рис. 3.29. Фильтры по типу приказа и по ФИО

2.     Кнопка  осуществляет работу с выделенными элементами по столбцам меток (рис. 3.30):

- включить в общий приказ, удалить – верхняя панель;

- провести, вывести из приказа, удалить – нижняя панель.

После каждого нажатия на кнопку пользователь должен подтвердить свое действие, выбрав один из вариантов – ДА/НЕТ – в окне уведомления;

Рис. 3.30. Выделение элементов по столбцам меток

3.     Кнопка  отмечает проект как важный. Возле его наименования появится соответствующий знак (рис. 3.31);

Рис. 3.31. Метка проекта «Важно»

4.     Кнопка  удаляет или восстанавливает ранее удаленные проекты приказа. При удалении возле его наименования также появится соответствующий знак (рис. 3.32). Для просмотра удаленных проектов служит строка фильтра «Отображать отмененные проекты приказов» (рис. 3.27);

Рис. 3.32. Метка проекта «Удален/Отменен»

Чтобы восстановить удалённый проект приказа необходимо выбрать конкретный приказ и щёлкнуть по кнопке  (рис. 3.33).

Рис. 3.33. Восстановление проекта приказа

5.     Кнопка  открывает карточку студента;

6.     Кнопка  создает ссылку на текущий приказ (подробнее см. Раздел меню «Стикеры»

7.     Кнопка  над областью отображения текста приказа показывает структуру проекта;

8.     Кнопка  экспортирует текст приказа в MS Word.

При включении частных проектов приказов в общий проект приказов пользователь может добавить выбранные элементы в уже существующий проект или создать новый (рис. 3.34). Если код проекта не был указан, то он генерируется автоматически.

Если невозможно включить частный проект в текущий проект, это значит, что данный приказ относится к другой категории приказов, и в одном приказе такие частные приказы не собираются.

Рис. 3.34. Формирование проекта приказов

Если проект включает несколько частных приказов, то в правой части экранной формы управления проектами (рис. 3.35) будет отображено содержание всех частных приказов.

Рис. 3.35. Отображение содержания проекта

В поле с текстом приказа, вызвав правой кнопкой мыши контекстное меню, пользователь может установить разметку: основные моменты текста приказа будут выделены полужирным шрифтом.

Для подписания проекта приказа требуется установить флажок Провести для требуемого проекта и нажать на кнопку .

В новом окне (рис. 3.36) пользователь должен установить дату подписания приказа, его номер и назначить ответственное лицо за подписание этого приказа (выбор сотрудника аналогичен поиску студента – см. Выбор студентов по ФИО).

 

Рис. 3.36. Параметры подписания приказа

Все операции панели управления с кнопками и метками можно осуществить через контекстное меню, вызванное правой кнопкой мыши (рис. 3.37).

Рис. 3.37. Вид контекстного меню

3.2.3.2.     Просмотр приказов

Благодаря разделу Просмотр приказов можно найти любой приказ, ранее занесённый в систему CASUS-студент.

Просмотр приказов начинается с выбора параметров отбора приказов (рис. 3.38).

Рис. 3.38. Окно параметров отбора приказов

Пользователь может указать фиксированный интервал времени (неделя, 2 недели, месяц и т.п.), в котором было произведено составление и подписание приказов. Также можно выбрать пункт «Приказы, подписанные в интервале» (рис. 3.39), тогда указывается начальная и конечная дата интервала.

Рис. 3.39. Определение интервала составления приказов

Выбор ответственного лица, подписавшего договор, осуществляется по аналогии поиска студента по Ф.И.О (см. Выбор студентов по ФИО).

Для большей конкретизации поиска пользователь может указать код приказа (шифр) и его ИД (идентификатор).

Кнопка  осуществляет поиск по выбранным параметрам.

В новом окне (рис. 3.40) список договоров по результатам поиска появится с левой стороны экранной формы, справа отображается их содержание (текст, лист согласования и структура).

Рис. 3.40. Экранная форма просмотра приказов

Упорядочение списка приказов производится как по коду приказа, так и по дате подписания.

С конкретным приказом пользователь может провести ряд операций при помощи кнопок на панели инструментов:

 – вызвать окно параметров отбора приказов (рис. 3.38);

 – создать ссылку на текущий приказ (подробнее см. Раздел меню «Стикеры»);

 – экспортировать текст приказа в MS Word;

 – удалить приказ.

Для быстрого поиска по списку служит фильтр по коду приказа в нижней части экранной формы.

Объединение и изменение параметров приказа

Объединение приказов производится в случае ошибочного разделения содержания одного приказа на несколько.

Изменение параметров приказа (шифра и даты) служит для корректировки ранее введенной информации.

Функции объединения приказов и изменения шифра и даты приказов находятся в контекстном меню (рис 3.40а), которое вызывается нажатием правой кнопкой мыши по полю приказа.

Рис. 3.40а. Контекстное меню с функцией объединения приказов

 

Функция объединения приказов

Вызвав контекстное меню (рис 3.40а) на поле нужного приказа, выберите функцию объединения.

В появившемся окне (рис. 3.40б) в фильтр введите содержание шифра приказа, с которым необходимо произвести объединение, ниже будет представлен список всех приказов соответствующий параметрам, внесенным в фильтр.

Рис. 3.40б. Окно фильтра приказов

Установите курсор мыши на нужный приказ из списка и нажмите кнопку . В новом всплывшем окне (рис. 3.40в) подтвердите данное действие, в противном случае нажмите Нет.

Рис. 3.40в. Окно подтверждения объединения приказов

После слияния приказов все содержание сохраняется по параметрам первого приказа, выбранного на форме, представленной на рис. 3.40а.

 

Функция изменения шифра и даты приказа

Вызвав контекстное меню (рис 3.40а) на поле нужного приказа, выберите функцию изменения шифра.

В новом окне (рис. 3.40г) внесите новые параметры приказа и нажмите кнопку  для подтверждения действий или кнопку  для их отмены.

Рис. 3.40.г. Окно параметров приказа

Если программа при изменении параметров приказа выдала ошибку, представленную на рисунке 3.40.д, то это значит, что на данную дату уже существует приказ с таким шифром (номером).

Рис. 3.40.д. Окно ошибки при изменении параметров

 

3.2.3.3.     Зачисление и распределение по группам

Первоначально для зачисления абитуриентов по группам пользователь должен пройти по координатам обучения – структуре данных в левой части экранной формы (рис. 3.41) и выбрать учебный и рабочий учебный план, на которые зачисляются студенты. Здесь отображаются только данные тех студентов, которые были выгружены из БД Абитуриент и не распределены по группам.

Рис. 3.41. Экранная форма зачисления абитуриентов

Назначение группы производится при нажатии на красное поле столбца Группа «Не выбрано» и из перечня выбрать группу (рис. 3.42), в которую будет зачислен студент. Для вывода абитуриента из группы нужно выбрать строку «Вывести из группы».

Рис. 3.42. Выбор группы

Выбор группы производится двойным щелчком левой кнопки мыши или нажатием на кнопку .

Щелчок правой кнопкой мыши по экранной форме вызывает контекстное меню с двумя операциями:

1.     Назначить всем текущую группу:

а)     если для одного из зачисляемых уже выбрана группа;

б)    с целью сменить назначения, если они различны – выделить ячейку с наименованием требуемой группы;

2.     Отменить всем назначение группы.

Данные в столбцах можно редактировать самостоятельно: Приказ, Дата приказа, Этап отбора, Перевод из ВУЗа (в вин. падеже).

В других столбцах следует выбрать один из предлагаемых вариантов в списке:

·        Основание зачисления: вне конкурса, медалист, по набранным баллам, победитель олимпиады, целевик;

·        Основа обучения: бюджетная, контрактная;

·        Общежитие: предоставить, не предоставляется.

Принцип назначения того или иного варианта аналогичен выбору группы.

Для выбора групп по конкретному рабочему учебному плану, выбранному в структуре данных в левой части экранной формы, требуется установить флажок «Показывать только группы данного РУП’а» – в столбце Группа будет предоставлен соответствующий список групп.

Пользователь обязательно должен выбрать ответственное лицо на подписание приказа. Выбор сотрудника осуществляется по аналогии поиска студента по ФИО (см. Выбор студентов по ФИО).

Выбор лиц согласующих приказ представлен в Заполнение листа согласования к приказу.

Для получения результатов зачисления нужно нажать на . Пользователю будет предоставлен отчет (рис. 3.43).

Рис. 3.43. Окно результатов построения приказов

Экранные кнопки -/- и +/+ служат для свертывания/развертывания иерархических списков.

Результаты построения приказов можно сохранить, нажав на экранную копку с символом дискеты в верхнем левом углу окна (рис. 3.43) для дальнейшей работы со списком абитуриентов.

3.2.3.4.     Автоматическое создание проектов приказов

Автоматическое создание проектов приказов позволяет быстро и удобно создавать 3 типа проектов приказов: допуск к государственному экзамену, перевод на следующий курс и предоставление отпуска со свободным посещением занятий. Для автоматического создания проектов пользователю нужно выполнить лишь несколько простых операций.

Во-первых, указать координаты групп (рис. 3.44): форма обучения, факультет, курсы обучения, уровни образования, номера групп на курсе.

Рис. 3.44. Окно составления списка групп

Во-вторых, выбрать тип приказа из предоставленного списка (рис. 3.45).

Рис. 3.45. Окно выбора типа приказа

Далее выделить элементы проекта группового приказа. Внизу формы указать дополнительные данные (рис. 3.46):

·        дату вступления приказа в силу

·        список документов, являющихся основаниями построения проекта

·        причину составления приказа

·        дополнительную информацию (прописана в регламенте составления приказа)

Рис. 3.46. Экранная форма построителя проектов групповых приказов

Если производится замена уже существующего приказа, то требуется указать его номер в поле «Во изменение приказа» и дату его принятия.

При флажке «Записывать приказ только полностью» в нижнем правом углу формы в случае, если хотя бы по одному студенту из выбранного списка не удастся создать пункт проекта приказа, то весь проект приказа не будет записан. Если не отмечать флажок «Записывать приказ только полностью», такой студент не будет добавлен программой в проект приказа.

После нажатия на кнопку  требуется заполнить лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

После пользователю будет предоставлен отчет (рис. 3.39). Экранные кнопки -/- и +/+ служат для свертывания/развертывания иерархических списков. Результаты построения приказов можно сохранить, нажав на экранную копку с символом дискеты в верхнем левом углу окна (рис. 3.39) для дальнейшей работы со списком абитуриентов.

Дальнейшая работа с проектами приказов представлена в Управление проектами приказов.

Создание групповых приказов на окончание обучение и на назначение специализации см. в п. 3.3.1.2. Создание групповых приказов.

3.3.            Подготовка проектов приказов по видам

3.3.1.               Общие сведения

В системе CASUS-Студент существуют 3 типа приказов: индивидуальные, групповые и межгрупповые. Индивидуальные приказы создаются по каждому учащемуся отдельно. Групповые приказы создаются по нескольким учащимся или группе, межгрупповые – по нескольким группам одновременно.

3.3.1.1.     Создание индивидуальных приказов

Приказы по студенту создаются через Личную карточку студента в разделе Приказы по кнопке . Весь перечень приказов по студенту:

1.     Изменение личных данных (п. 3.3.2.1)

2.     Зачисление в число студентов на бюджетной основе (п. 3.3.2.4.1).

3.     Зачисление в число студентов на договорной основе (п. 3.3.2.4.2).

4.     Зачисление студента на бюджетной основе переводом из другого ВУЗ’a (п. 3.3.2.4.3).

5.     Зачисление студента на договорной основе переводом из другого ВУЗ’a (п. 3.3.2.4.4).

6.     Восстановление в число студентов (п. 3.3.2.2.4).

7.     Временная приостановка обучения (п. 3.3.2.2.1).

8.     Предоставление академического отпуска (п. 3.3.2.8.1).

9.     Предоставление отпуска по уходу за ребенком (п. 3.3.2.8.4).

10.     Предоставление отпуска со свободным посещением занятий (п. 3.3.2.8.5).

11.     Досрочное отчисление (п. 3.3.2.2.2).

12.     Отчисление в связи с окончанием обучения (п. 3.3.2.2.3).

13.     Отчисление из академического отпуска (п. 3.3.2.8.3)

14.     Перевод в другую группу (в рамках специальности/направления подготовки) (п. 3.3.2.6.3).

15.     Перевод на бюджетную основу обучения (п. 3.3.2.6.1).

16.     Перевод на договорную основу обучения (п. 3.3.2.6.2).

17.     Перевод на другой курс (п. 3.3.2.6.4).

18.     Перевод на другой факультет (п. 3.3.2.6.6)

19.     Перевод на другую специальность (п. 3.3.2.6.6)

20.     Перевод на другую форму обучения (п. 3.3.2.6.6)

21.     Перевод на повторное обучение (п. 3.3.2.6.7).

22.     Перевод на повторное обучение (после начала учебного года) (п. 3.3.2.6.8 ).

23.     Перевод на следующий курс (п. 3.3.2.6.5).

24.     Назначение специализации/профиля/магистерской программы (п. 3.3.2.5).

25.     Допуск к государственному экзамену (п. 3.3.2.7).

26.     Предоставление места в общежитии (п. 3.3.2.3.1).

27.     Выселение из общежития (п. 3.3.2.3.3).

28.     Продление академического отпуска (п. 3.3.2.8.2).

29.     Продление сессии (п. 3.3.2.9).

Создание индивидуальных приказов смотрите в соответствующих наименованию приказов пунктах содержания (или воспользуйтесь ссылками в скобках).

3.3.1.2.     Создание групповых приказов

Перечень групповых приказов:

1.     Отчисление в связи с окончанием обучения.

2.     Назначение специализации/профиля.

3.     Допуск к государственному экзамену.

4.     Перевод на следующий курс.

5.     Предоставление отпуска со свободным посещением занятий.

Группа функций Формирование приказов доступна в разделе «Выбор студента по группе» при открытии списка студентов определённой группы (рис.3.47). Функция позволяет построить проекты приказов сразу на всю группу учащихся.

Рис. 3.47. Функция формирования приказов в окне Выбор студента

Построение Приказов на окончание обучения доступно только для групп студентов старших курсов. В окне режима построения приказов (рис. 3.48) выберите либо несколько студентов, либо сразу всю группу, установив самый верхний флажок.

Рис. 3.48. Окно подготовки приказа на окончание обучения для группы

Нужно установить дату вступления приказа в силу. Шаблон приказа «Отчисление в связи с окончанием обучения» установлен по умолчанию.

После нажатия на кнопку  заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

В столбце Приказы появятся записи о проектах приказов (рис. 3.49), дальнейшая работа с которыми представлена в п. 3.2.3.1 Управление проектами приказов.

Рис. 3.49. Созданные проекты приказов

Построение Приказов на назначение специализации/профиля доступно для групп студентов, если:

1)    РУП для группы назначен в программе,

2)    в назначенном РУП предусмотрено наличие специализации или профиля.

В окне режима построения приказов (рис. 3.50) нужно установить дату вступления приказа в силу (по умолчанию стоит сегодняшняя дата) и выбрать специализацию – в новом окне по кнопке  – из предлагаемого списка для данной группы или из внебазовых, установив метку рядом со строкой фильтра. Если выбрана специализация, которая уже закреплена за частью студентов группы, то для них назначение не производится, как показано на рисунке 3.50.

Рис. 3.50. Окно подготовки приказа на назначение специализации/профиля

Шаблон приказа «Назначение специализации/профиля» установлен по умолчанию.

После нажатия на кнопку  заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

Дальнейшая работа с проектами приказов представлена в п. 3.2.3.1 Управление проектами приказов.

Создание групповых проектов приказов «Допуск к государственному экзамену», «Перевод на следующий курс», «Предоставление отпуска со свободным посещением занятий» см. в п. 3.2.3.4 Автоматическое создание проектов приказов.

3.3.1.3.     Создание межгрупповых приказов

Перечень межгрупповых приказов:

1.     Зачисление и распределение по группам.

2.     Допуск к государственному экзамену.

3.     Перевод на следующий курс.

4.     Предоставление отпуска со свободным посещением занятий.

Режим межгрупповые приказы совмещают в себе создание проектов приказов по студентам из разных групп с различным уровнем образования, обучающихся на разных курсах. Построение межгрупповых приказов представлено в п. 3.2.3.3. Зачисление и распределение по группам и п. 3.2.3.4 Автоматическое создание проектов приказов.

3.3.1.4.     Заполнение листа согласования к приказу

По умолчанию данные для листа согласования не заполнены (рис. 3.51).

Рис. 3.51. Окно листа согласования

Чтобы добавить сотрудника на согласование приказа, нужно нажать на кнопку  в левом нижнем углу формы, которая вызовет окно выбора ответственного лица (рис. 3.52). Укажите сотрудника по текущим узлам согласования или назначьте по свободному выбору.

Рис. 3.52. Окно выбора лица согласования

Кнопка  перечитывает данные об узлах согласования.

Двойной щелчок левой кнопки мыши или кнопка  предназначены для редактирования листа согласования.

Дополнить невнесенные данные о ФИО. сотрудника можно при помощи кнопки с многоточием в столбце ФИО. (рис. 3.53).

Рис. 3.53. Внесение Ф.И.О. сотрудника

Кнопка  удаляет запись из листа согласования.

Кнопка  удаляет данные с незаполненными элементами (обозначены красным цветом) (рис. 3.54).

Рис. 3.54. Пример незаполненных данных

Все кнопки на листе согласования можно вызвать нажатием правой кнопки мыши.

По кнопке  данные вносятся в базу или выводятся на экран.

3.3.2.               Приказы по видам

3.3.2.1.     Изменение личных данных

Для просмотра данных по студенту выберите студента любым удобным способом: выбор по группе, по специализации, по ФИО, по идентификатору (см. п. 3.1.1 ­ 3.1.3) и загрузите карточку студента.

Существует два типа данных по студенту, отличающихся принципом изменения:

1.     Данные, изменение которых происходит путем создания соответствующего приказа;

2.     Данные, которые может напрямую изменить пользователь с соответствующим уровнем доступа.

Условно-постоянными значениями, по которым, в частности, происходит идентификация уникальности студента при внесении нового студента в базу данных, является фамилия, имя, отчество. Для изменения данных реквизитов нужно создать приказ «Изменение личных данных»:

1.    Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2.    Вызовите кнопкой  диалог создания нового приказа.

3.    Введите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4.    Выберите тип проекта приказа Изменение личных данных (например, введя контекст «лич» в поле контекстного поиска) и нажмите кнопку .

5.    Внесите необходимые изменения в поля Фамилия, Имя, Отчество и нажмите кнопку .

6.    По умолчанию используется текст причины, общий для приказа, т.е. наиболее распространенный – в связи со сменой фамилии при заключении брака. В этом же окне есть поле Вид в тексте приказа, которое содержит Пример в тексте, это и есть общий текст причины, предлагаемый программой (выделено жирным шрифтом) и Текущее значение, оно показывает текст создаваемого приказа. Следует обратить внимание, что создаваемый приказ не содержит текст причины, его нужно указать самостоятельно (рис. 3.55).

Рис. 3.55. Выбор причины изменения личных данных студента

Чтобы указать причину в создаваемом приказе выберите пункт «Индивидуальная причина для пункта приказа» и введите текст в поле Причина. Вы можете указать как предложенную программой причину, просто скопировав её из Примера в тексте, так и ввести любую другую, необходимую вам (рис. 3.56).

Рис. 3.56. Заполнение текста приказа в поле Причина

Нажмите кнопку .

7.    Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу: поле Список документов (основание) и при необходимости поле Дополнительная информация и нажмите кнопку . В окне предварительного просмотра в текст приказа будет добавлена новая информация. Поле Причина в текущей версии программы не используется. Вид экрана представлен на рис. 3.57.

 

Рис. 3.57. Окно дополнительных данных к приказу

8.    Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

9.    Заполните лист согласования (см. п. 3.3.2.3. Заполнение листа согласования к приказу).

10.                       Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

При необходимости внесения изменений в личные данных (ФИО, пол) вследствие технической ошибки оператора обратитесь к администратору базы данных!

Также приказом изменяется признак проживания в общежитии (см. п. 3.3.2.3 Поселение в общежитии и выселение из общежития).

Прочие личные данные студента изменяются путем прямого редактирования личной карточки студента:

1.     Нажмите кнопку  на панели инструментов Карточки студента.

2.     Внесите необходимые изменения в поля, доступные для редактирования.

3.     Для сохранения внесенных изменений нажмите , для отмены – кнопку .  

Подробнее о редактировании карточки студента см. п. 3.1.5. Работа с личной карточкой учащегося.

3.3.2.2.     Отчисление и восстановление

3.3.2.2.1.         Временная приостановка обучения

Под временным приостановлением обучения подразумевается отправка студента в командировку. Для создания приказа необходимо выполнить последовательность действий:

1.    Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2.    Вызовите кнопкой  диалог создания нового приказа.

3.    Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4.    Выберите тип проекта приказа Временная приостановка обучения (например, введя контекст «при» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку .

5.    Выберете перевод «В командировке», нажмите .

6.    Укажите наименование учреждения командировки и дату ее окончания (рис. 3.58); нажмите .

Рис. 3.58. Ввод текстовых параметров приказа

7.    Укажите причину приостановки обучения (рис. 3.59). Аналогично п. 3.3.2.1 Изменение личных данных. Нажмите кнопку .

Рис. 3.59. Выбор причины временной приостановки обучения студента

8.    Выполните запрос «Выселить из общежития?», ответив Да/Нет.

9.    Укажите срок ликвидации академической задолженности, нажмите .

10.                       Укажите сумму и источник средств, нажмите .

11.                       Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.60) и нажмите кнопку .

Рис. 3.60. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.60).

12.                       Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

13.                       Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

14.                       Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.2.2.         Досрочное отчисление

Создание приказа на досрочное отчисление аналогично созданию приказа на временную приостановку обучения (п. 3.3.2.2.1). При выборе группы для перевода (отчисленные, зачисленные абитуриенты, импортированные) всегда указывать только группу Отчисленные! Затем нужно указать категорию причины (уважительная или неуважительная) и тогда в приказ заносится только индивидуальная причина для пункта приказа.

3.3.2.2.3.         Отчисление в связи с окончанием обучения

Для составления приказа на отчисление в связи с окончанием обучения укажите дополнительные данные к приказу и заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

3.3.2.2.4.         Восстановление в число студентов

Восстановить в число студентов возможно лишь находящихся в группах Отчисленные и Импортированные. При нажатии Студенты – Поиск по группе откроется окно Выбор студента, в котором и находятся нужные группы (рис.3.61).

Рис. 3.61. Вид окна Выбор студента

Создание приказа на восстановление в число студентов аналогично созданию приказа на временную приостановку обучения (п. 3.3.2.2.1). Но присутствует несколько существенных отличий:

1.    При выборе группы для перевода можно произвести выбор, как из рекомендованного списка групп, так и из всех возможных, установив соответствующий пункт внизу формы (рис. 3.62). Рекомендованный список групп – это группы, в которые можно перевести/зачислить студента в рамках направления подготовки, на котором он обучался. Нажмите .

Рис. 3.62. Выбор группы для перевода студента

2.    После выбора причины для приказа (п. 7 инструкции) выполните запрос «Назначить специализацию/профиль?», ответив Да/Нет.

Ответив «Да», выберите специализацию/профиль из предлагаемого списка (рис. 3.63), нажмите .

Рис. 3.63. Выбор специализации/направления

3.3.2.3.     Поселение в общежитие и выселение из общежития

Признак проживания в общежитии (Карточка студента/Личные данные/Проживает в общежитии – Да/Нет) относится к данным, изменение которых возможно строго через приказ.

3.3.2.3.1.         Предоставление места в общежитии

Для внесения приказа на поселение в общежитие:

1.    Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2.    Вызовите кнопкой  диалог создания нового приказа.

3.    Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4.    Выберите тип проекта приказа Предоставление места в общежитии (для быстрого поиска введите контекст «общ» в поле контекстного поиска или выберите строку фильтра «Изменения разных характеристик студента») и нажмите кнопку  

5.    Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.64) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.64. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.64).

6.    Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

7.    Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

8.    Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

9.    Значение поля данных Проживает в общежитии Карточки студента изменится, когда приказ будет подписан и переведен из Проектов приказов в Приказы.

3.3.2.3.2.         Выбор общежития и комнаты для учащегося

После проведения проекта приказа о предоставлении места в общежитии рекомендуется указать в Личной карточке студента номер общежития из раскрывающегося списка, а также номер комнаты, в которую заселён студент.

3.3.2.3.3.         Выселение из общежития

Создание приказа на выселение из общежития аналогично созданию приказа на предоставление места в общежитии (п. 3.3.2.3.1). Единственное отличие, что после выбора типа проекта приказа (п. 4 инструкции) нужно указать причину выселения (рис. 3.65) Общий текст причины, предлагаемый программой – за нарушение правил проживания. Работа с окном Построение текста приказа подробно описана в п. 3.3.2.1 Изменение личных данных .

Рис. 3.65. Выбор причины выселения из общежития

3.3.2.4.     Зачисление

3.3.2.4.1.         Зачисление в число студентов на бюджетной основе обучения

Возможно создание приказа только на студентов, которые есть в базе в группе отчисленные.

Для составления приказа на зачисление на бюджетной основе:

1.      Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2.      Вызовите кнопкой  диалог создания нового приказа.

3.      Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4.      Выберите тип проекта приказа Зачисление в число студентов на бюджетной основе (для быстрого поиска введите контекст «бюд» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку  

5.      Выберите группу для перевода студента либо из рекомендованного списка групп, либо из всех возможных, установив соответствующий пункт внизу формы (рис. 3.66), нажмите .

Рис. 3.66. Выбор группы для перевода студента

6.    Укажите этап отбора на зачисление, а так же номер и дату протокола отборочной комиссии (рис. 3.67), нажмите .

Рис. 3.67. Ввод текстовых параметров приказа

7.      Выполните запрос «Предоставить место в общежитии?», ответив Да/Нет

8.      Выполните запрос «Назначить специализацию/профиль?», ответив Да/Нет.

Ответив «Да», выберите специализацию/профиль из предлагаемого списка (рис. 3.68), нажмите .

Рис. 3.68. Выбор специализации/направления

9.    Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.69) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.69. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.69).

10.                       Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

11.                       Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

12.                       Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.4.2.         Зачисление в число студентов на договорной основе обучения

Создание приказа на зачисление в число студентов на договорной основе аналогично созданию приказа на зачисление на бюджетной основе (п. 3.3.2.4.1). Единственное отличие в том, что в п. 6 инструкции указывается причина зачисления. Необходимо выбирать: по конкурсу по результатам вступительных испытаний.

3.3.2.4.3.         Зачисление в число студентов на бюджетной основе обучения переводом из другого вуза

Оформление перевода из другого ВУЗа осуществляется двумя вариантами: через деканат либо через Приёмную комиссию. В первом случае сотрудник деканата должен внести данные нового человека в программу, выполнив команду Студенты – Новый студент. Подробное описание приведено в п. 3.1.4. Новый учащийся. В случае зачисления через Приёмную комиссию используется форма приказа Зачисление студента переводом из другого ВУЗ’а. Данные о зачисляемом должны быть импортированы из базы Абитуриент, тогда его можно будет найти в группе Зачисленные абитуриенты и составлять приказ.

Для составления приказа на зачисление на бюджетной основе переводом из другого ВУЗа:

1.    Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2.    Вызовите кнопкой  диалог создания нового приказа.

3.    Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4.    Выберите тип проекта приказа Зачисление в число студентов на бюджетной основе переводом из другого ВУЗ’а (для быстрого поиска введите контекст «бюд» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку  

5.    Выберите группу для перевода студента либо из рекомендованного списка групп, либо из всех возможных, установив соответствующий пункт внизу формы (рис. 3.70), нажмите .

Рис. 3.70. Выбор группы для перевода студента

6.    Укажите наименование ВУЗа в винительном падеже, нажмите .

7.    Выполните запрос «Предоставить место в  общежитии?», ответив Да/Нет

8.    Выполните запрос «Назначить специализацию/профиль?», ответив Да/Нет.

Ответив «Да», выберите специализацию/профиль из предлагаемого списка (рис. 3.71), нажмите .

Рис. 3.71. Выбор специализации/направления

9.    Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.72) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.72. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.72).

10.                       Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

11.                       Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

12.                       Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.4.4.         Зачисление в число студентов на договорной основе обучения переводом из другого вуза

Следуйте аналогично инструкции Зачисление студента на бюджетной основе переводом из другого ВУЗа.

3.3.2.5.     Назначение специализации / профиля / магистерской программы

Для составления приказа на назначение специализации/профиля:

1.      Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2.      Вызовите кнопкой  диалог создания нового приказа.

3.      Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4.      Выберите тип проекта приказа Назначение специализации/профиля (для быстрого поиска введите контекст «сп» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку

5.      Выберите специализацию/профиль из предлагаемого списка (рис. 3.73), нажмите .

Рис. 3.73. Выбор специализации/направления

6.      Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.74) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.74. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.74).

7.    Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

8.    Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

9.    Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.6.     Перевод

3.3.2.6.1.         Перевод на бюджетную основу обучения

Для составления приказа о переводе на бюджетную основу обучения:

1.      Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2.      Вызовите кнопкой  диалог создания нового приказа.

3.      Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4.      Выберите тип проекта приказа Перевод на бюджетную основу обучения (для быстрого поиска введите контекст «бюд» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку .

5.      Укажите причину перевода (рис. 3.75). Общий текст причины, предлагаемый программой – за высокие результаты в учебе. Работа с окном Построение проекта приказа подробно описана в п. 3.3.2.1 Изменение личных данных. Нажмите кнопку .

Рис. 3.75. Выбор причины перевода на бюджетную основу обучения

6.      Укажите год сессии, которая является основанием перевода, и вид сессии в родительном падеже: весенне-летней экзаменационной сессии или зимней экзаменационной сессии (рис. 3.76), нажмите .

Рис. 3.76. Ввод текстовых параметров приказа

7.    Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.77) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.77. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.77).

8.    Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

9.    Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

10.                       Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.6.2.         Перевод на договорную основу обучения

Создание приказа о переводе на договорную основу обучения аналогично созданию приказа о переводе на бюджетную основу обучения. Единственное существенное отличие, что в п. 6 инструкции нужно выполнить запрос «Отменить выплату стипендии?», ответив Да/Нет.

3.3.2.6.3.         Перевод в другую группу в рамках специальности (направления подготовки)

Для составления приказа о переводе в другую группу в рамках специальности/направления подготовки:

1.    Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2.    Вызовите кнопкой  диалог создания нового приказа.

3.    Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4.    Выберите тип проекта приказа Перевод в другую группу (в рамках специальности/направления подготовки) (для быстрого поиска введите контекст «гр» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку  

5.    Выберите группу для перевода студента из рекомендованного списка групп (рис. 3.78), нажмите .

Рис. 3.78. Выбор группы для перевода студента

6.    Если вы выбрали группу, в которой уже учится данный студент, вам будет предложено изменить свой выбор (рис. 3.79):

Рис. 3.79. Запрос на подтверждение выбора группы для перевода

7.    Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.80) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.80. Окно дополнительных данных к приказу

8.    Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

9.    Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

10.                       Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.6.4.         Перевод на другой курс

Создание приказа о переводе студента на другой курс аналогично созданию приказа на перевод в другую группу (в рамках специальности/направления подготовки) (п. 3.3.2.6.3). Единственное существенное отличие, что после выбора группы в п. 5 инструкции (в данном же случае курса и группы) нужно указать причину перевода (рис. 3.81). Общий текст причины, предлагаемый программой – в связи с выполнением учебного плана и компенсацией стоимости образовательных услуг. Работа с окном Построение текста приказа подробно описана в п. 3.3.2.1 Изменение личных данных.

Рис. 3.81. Выбор причины перевода на другой курс

3.3.2.6.5.         Перевод на следующий курс

Для составления приказа о переводе на следующий курс укажите дополнительные данные к приказу и заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

3.3.2.6.6.         Перевод на другие форму обучения / факультет / специальность (направление подготовки)

Для составления приказа о переводе на другой факультет (специальность или форму обучения):

1.    Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2.    Вызовите кнопкой  диалог создания нового приказа.

3.    Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4.    Выберите тип проекта приказа Перевод на другой факультет (специальность или форму обучения) (для быстрого поиска введите контекст «фак/сп/фор» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку .

5.    Выберите группу для перевода студента либо из рекомендованного списка групп, либо из всех возможных, установив соответствующий пункт внизу формы (рис. 3.82), нажмите .

Рис. 3.82. Выбор группы для перевода студента

6.1.   Для перевода на другой факультет или форму обучения выполните запрос «Выселить из общежития?», ответив Да/Нет.

6.2.   Для перевода на другую специальность выполните запрос «Назначить специализацию/профиль?», ответив Да/Нет.

После выполнения запроса в п. 6.1, или ответив «Да» в п. 6.2, выберите специализацию/профиль из предлагаемого списка (рис. 3.83), нажмите .

Рис. 3.83. Выбор специализации/направления

7.    Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.84) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.84. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.84).

8.    Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

9.    Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

10.                       Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.6.7.         Перевод на повторное обучение

Данная форма приказа используется в том случае, если студент закончил курс обучения, но ещё не переведён на следующий курс.

Для составления приказа о переводе на повторное обучение:

1.      Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2.      Вызовите кнопкой  диалог создания нового приказа.

3.      Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4.      Выберите тип проекта приказа Перевод на повторное обучение (для быстрого поиска введите контекст «пов» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку  

5.      Выберите группу для перевода студента либо из рекомендованного списка групп, либо из всех возможных, установив соответствующий пункт внизу формы (рис. 3.85), нажмите .

Рис. 3.85. Выбор группы для перевода студента

6.      Укажите причину перевода (рис. 3.86). Общий текст причины, предлагаемый программой – по причинам, вызванным семейными обстоятельствами. Работа с окном Построение текста приказа подробно описана в п. 3.3.2.1 Изменение личных данных. Нажмите кнопку .

Рис. 3.86. Выбор причины перевода на повторное обучение

7.      Выполните запрос «Отменить выплату стипендии?», ответив Да/Нет.

8.      Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.87) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.87. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.87).

9.    Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

10.                       Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

11.                       Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.6.8.         Перевод на повторное обучение после начала учебного года

Данная форма приказа используется в том случае, если студент уже переведён на следующий курс. Следуйте аналогично инструкции Перевод на повторное обучение (п. 3.3.2.6.7).

3.3.2.7.     Допуск к государственному экзамену

Для составления приказа на допуск к ГОСам укажите дополнительные данные к приказу и заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу

3.3.2.8.     Отпуска

3.3.2.8.1.         Предоставление академического отпуска

Для составления приказа на предоставление академического отпуска:

1.    Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2.    Вызовите кнопкой  диалог создания нового приказа.

3.    Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4.    Выберите тип проекта приказа Предоставление академического отпуска (для быстрого поиска введите контекст «ака» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку  

5.    Выберете перевод «В академическом отпуске», нажмите .

6.    Введите дату окончания академического отпуска, нажмите .

7.    Укажите причину предоставления (рис. 3.88). Общий текст причины, предлагаемый программой – по уходу за ребенком. Работа с окном Построение текста приказа подробно описана в п. 3.3.2.1 Изменение личных данных. Нажмите кнопку .

Рис. 3.88. Выбор причины предоставления академического отпуска

8.    Выполните запрос «Выселить из общежития?», ответив Да/Нет.

9.    Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.89) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.89. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.89).

10.                       Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

11.                       Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

12.                       Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.8.2.         Продление академического отпуска

Создание приказа на продление академического отпуска (строка фильтра «Изменения разных характеристик студента») аналогично созданию приказа на предоставление академического отпуска (п.3.3.2.8.1), исключая 5-й (выбор перевода) и 8-й (запрос на выселение из общежития) пункты инструкции. А также, сначала указывается причина продления (предлагаемая программой – по состоянию здоровья), и уже потом – дата окончания.

3.3.2.8.3.         Отчисление из академического отпуска

Для составления приказа об отчислении из академического отпуска:

1.    Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2.    Вызовите кнопкой  диалог создания нового приказа.

3.    Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4.    Выберите тип проекта приказа Отчисление из академического отпуска (для быстрого поиска введите контекст «ака» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку  

5.    Выберите группу перевода Отчисленные. Нажмите .

6.    Укажите категорию причины – уважительная или неуважительная, нажмите .

7.    Выберите индивидуальную причину для пункта приказа из предложенного списка, нажмите .

8.    Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.90) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.90. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.90).

9.    Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

10.                       Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).